仪陇县乡村发展协会管理制度

（2002年3月试行）

为认真履行本职工作和完成工作目标任务，建立良好的工作秩序和加强协会的内部管理，搞好自身建设，提高工作效率，树立良好的对外形象，为协会的可持续发展奠定基础，特制订如下管理制度：
一、学习制度
（一）总的要求：进一步明确协会的宗旨、目的、意义和任务，从而坚定在基层NGO组织工作的信念，树立扶贫济困和促进乡村可持续发展和机构可持续发展的意识，不断提高职工队伍的理论水平和工作能力，以更好地适应本职工作的需要。
（二）学习时间。协会组织每月对分级管理人员学习一次；一个季度对全体员工集中学习培训一次；利用集中办公时间，每乡每月保证累计有三天学习时间；县协会负责组织传递相关的资料到分会，由分会组织工作人员传阅学习。
（三）学习内容和方法。全面系统地学习农村的各项方针、政策、法律、法规知识、NGO知识，社区发展理论、市场经济知识、WTO知识，妇女赋权知识，农业技术知识以及精神文明建设知识、金融、财务知识。
（四）学习纪律。集中学习时，采取个人签到和检查学习笔记的办法进行考核。工作人员不得随意缺席，因病、因公、因事的确不能参加学习的必须请假。
二、工作制度
（一）协会实行分级管理。各分会负责人是协会派驻各级的负责人员，全权承担该地区工作任务，负责管理辖区的工作和管理，在分级管理中要求勤奋工作，主动积极地高质量完成工作任务，相互支持，积极配合，团结协作。
（二）履行岗位职责，完成目标任务。工作人员必须根据管理系统要求和各自岗位的工作职责任务、岗位目标要求，对其本职工作做到：年初有目标计划，实施中有步骤措施，年终有总结。凡本职范围内的工作，必须按质按量全面完成。
（三）严格作息时间。协会机关工作人员必须严格遵守作息时间，按时上下班，不得迟到早退。分会工作人员必须按时参加中心会、参加集体办公、学习以及培训活动，负责人尽量挤出时间与会员交流，以及宣传组织发动工作。
（四）严格工作报告制度。工作人员在工作中因不能单独完成或解决的事情，必须向乡分会负责人报告。由乡分会负责人提出解决措施和处理办法，并书面记录，以便存查。
（六）严格奖惩制度。对忠于职守、完成工作目标任务较好的，按《岗位目标量化管理考核办法》以奖励。对不遵守工作纪律制度、没有完成目标任务的，按《岗位目标量化管理考核办法》予以惩处。
三、会议制度
（一）协会管理委员会例会。由秘书长或秘书长助理主持，管理委员会全体成员参加，每月6日召开，主要听取工作汇报和讨论决定协会日常管理和发展的重大事项，根据上月工作计划考核当月各乡工作实绩，讨论下月工作计划。
（二）工作人员季度会议。由秘书长或秘书长助理主持，全体工作人员参加，次季度的5-6日召开，进行思想交流、工作汇报，总结上季度的工作，组织学习有关文件和会议精神或举办业务培训，讨论下季度的业务拓展计划，讨论决定协会的其他事项。
（三）年度工作总结会议。年度工作总结会议每年一次，次年年初进行。由秘书长主持，主要内容是学习有关业务知识、召开民主生活会、总结一年的工作（公布财务状况），表彰先进、总结经验教训、讨论制定下年的业务计划和研究决定协会的其它事项等。
（四）乡工作例会。乡分会每逢赶集日为乡工作例会时间（集体办公），由乡负责人主持，主要内容是传达贯彻有关会议精神，学习有关文件、资料。听取业务汇报工作，检查业务员帐务，公布财务，总结、布置工作。
（五）乡工作总结表彰大会。共两次（第一次在当年的7月初，第二次在次年的年初进行），中心主任、小组长、先进会员代表、项目村干部、乡（镇）政府领导、协会管理人员参加。会议由乡负责人主持。主要内容是总结半年（一年）来的工作，表彰先进、宣传项目精神，讨论来年的工作计划。
以上所召开的会议必须向县协会提交相应的书面报告（包括个人总结、乡工作总结、信贷工作计划、技术服务计划、典型案例、其他要求的相关材料等）。
四、廉洁制度
（一）全体工作人员必须在社区干部群众中树立良好的形象，做到自重、自警、自励，作风正派、清正廉洁，一心一意为贫困农户服务，促进乡村发展。
（二）禁止利用工作之便采取虚报、谎报等手段为他人冒名顶替借款，获取不正当利益。
（三）禁止挪用公款。
（四）禁止参与传销或邪教活动和赌博活动。
五、安全环境卫生制度
（一）将安全卫生纳入目标管理，定期检查，奖惩逗硬。
（二）每天下班各办公室都必须关好门窗、抽屉、电源以免发生火灾和被盗。
（三）各分会必须在每次上班前搞好办公室、公共区域清洁卫生。由工作人员轮流清扫。要随时保持办公室、文柜、桌凳、门窗、办公用品整洁干净。
（四）工作人员在上班或下乡期间，不允许搭乘不符合安全要求的交通工具（三无车船、摩托车），出现不安全事故，自行负责。
六、档案管理、查阅制度
（一）协会所有文件、资料打印、分发、报送、留存，由县协会办公室严格按公文处理程序统一办理，统一登记，统一立卷归档。办公室平时要注意档案材料（照片、影像资料）的收集、鉴别、整理工作。管理文件立卷归档工作必须在次年4月底前完成、会计资料的归档工作必须在次年2月底前完成。
（二）资料查阅、上报、交流管理制度。需要查阅资料的其他人员，不得带走、拆散、更换、增减、涂改、圈划、损毁档案材料。严禁查阅人员将档案资料带走，特殊情况需复印的，由档案管理人员监督复印。
（三）需要向上级机关报告或交流的资料，须经协会秘书长允许后方可上报。
七、请、销假制度
（一）坚持请假审批制度。因事请假，协会分会工作人员因事需报请分会负责人同意；三天以内报分会负责人审批，并作好工作调挤安排后方能离岗；负责人或县协会管理人员请假一天以内由秘书长助理审批，一天以上由秘书长审批。
（二）惩罚办法。对县协会组织召开的会议或培训活动，迟到一次罚款10元，无故缺席罚款５0元，罚款从当月或次月工资中扣除，交县协会统一管理。
八、财务管理制度
财务管理必须按会计法有关规定执行，坚持财经纪律，严格控制经费开支，厉行节约，反对浪费。
（一） 财务报告制度
1、全体工作人员必须执行新制定的会计管理手册，正确填写有关帐、票、卡、册、据、表、单，做到帐款、帐证、帐帐相符。
2、业务员必须按时（旬报、月报）提交财务依据给乡会计，乡会计必须按时到县协会报帐。（必须提交的资料：试算平衡表、费用明细表、银行存款报告、中心贷款质量报告、报帐清单、银行兑帐单、银行进帐单、会计帐本。报帐时间：2号14：30碧泉，3号08：30张公、14：30马路，4号08:30周河、14:30武棚,5号08:30双胜、14:30岐山。如因特殊情况由县协会决定顺延。）
3、协会管理会计在接收和审查乡分会财务依据和报告后，于次月10日前将上月县协会的整体财务报告提交秘书长和协会管理委员会成员、并就财务报告提出分析意见。
4、电脑录入员必须在次月底录完上月所有分会的放款、收款票据，做到准确无误，每月录入汇总要求与财务上相符，并将录入过程中发现的问题，进行整理分析后提交协会秘书长助理。同时在接收工作人员有关票据时，办好相关移交手续。做到责任清楚。
5、财务移交：工作人员因工作正常需要经县协会决定调离原分会到另外的分会工作的，必须在离开原分会5天前在县协会会计和乡负责人的监督下办好有关财务和工作移交手续。工作人员因其他原因不愿再在协会工作，需提前3月向协会书面报告，在离开原分会10天前在县协会会计和乡负责人的监督下办好有关财务、工作移交手续和结清有关经济手续。工作人员因违反协会工作纪律的造成了重大损失或对协会造成恶劣影响，经协会研究决定开除其工作的，必须在离开前10天在县协会管理人员和乡负责人的监督下办好有关财务、工作移交手续和结清有关经济手续，该负经济责任还要承担经济责任。否者诉诸法律。
6、全体工作人员必须接受县协会财会人员的业务监督和指导，发现问题必须改正。
（二）经费审批制度
1、信贷资金的审批。各工作人员按组织和信贷操作规程要求，组织建立好农民活动中心后，必须整理好农户贷款申请及资料汇总后，报请分会负责人，负责人必须随工作人员到每个中心进行审查（主要审查：建组情况是否符合要求；农户对小额信贷管理制度是否了解，中心组织是否建立、借款是否合理），实地审定合格后，当场由负责人监督工作人员与借款会员办理借款协议书；然后，由各乡负责人对需放款的中心的贷款申请、农民贷款协议按要求规范整理汇总后，报请县协会邓声彬审核，经审核后报李世冰审批，审批的中心放款汇总后，交秘书长签阅后方可报送财务办理有关拨款手续。
2、日常经费的审批
（1）县协会：县协会的会议费和培训经费、县协会发生的办公经费、工资及福利、差旅费由秘书长助理审核后报秘书长审批（交通费按乡工作人员到县的标准核销）
（2）乡分会：乡分会发生的办公经费、交通费、工资及福利、差旅费由秘书长助理按协会管理费管理办法要求审批。交通费按每乡核定标准报销（碧泉14元/人.次、马路14元/人.次、双胜16元/人.次、岐山20元/人.次、武棚24元/人.次、张公10元/人.次、周河16元/人.次）,且当月负责人与会计在报帐时发生的交通费、生活补贴、住宿费等不能超出该乡所收取管理费的10%。如果当月负责人或会计在报帐时，协会安排了其他培训或会议等活动以报销了交通费，安排了食宿。不能再在协会工作经费中报销交通费、生活补贴、住宿费。一年累计发生的所有办公经费不能超过当年实现管理费收入的10%。所有经费报销时须经2人或2人以上的人签字（会计除外）方可报销。
（3）差旅费：A、出差补助：县乡工作人员均出差补助按 12元/天（不分县内外）。出差补助报领单需加附件予以说明，出差回单位在周内必须报销开支情况。B、控制私借公款，杜绝挪用公款。
3、技术服务活动经费的审批
1） 技术服务活动的开展：必须严格按照协会技术服务活动方案开展。
2） 经费的审批：对于日本世川财团项目所发生的技术服务活动经费须提交王映富审核后，报何跃副局长审批；对于乐施会项目所发生的技术服务活动经费须提交邓声彬审核后，报何跃副局长审批。所有开支不能超出预算，且票据必须符合援助方的要求，否则不予报。
九、信贷资金的管理
（一）贷款发放过程的要求：
１．在组织小组中心工作中允许作以下改动：组建小组时，参加农户小组户数最少不能少于4户，每个小组可以7户以下；每个中心最低必须保证10户以上，可以以两个邻近的社为基础建立一个农民活动中心，其他的要求不变。
2、借款发放：经县协会审查批准放款的中心，5-6天后由县协会派人与负责该中心的工作人员一道在对该中心进行最后审定合格后，当场监督将借款发放给借款农户。放款时，借款人在借款凭证和会员台帐上必须签字、盖章，同时建立借款农户印模卡。
3、申请续借款和新增加小组：对于正常中心活动过程中，借款一年以上的会员允许续借款和新增加小组，但必须还款正常。续借申请和增加小组时，续借款人数和增加的小组每个中心最低不能少于5户，续借款会员的借款总金额不能超过上限规定（第一年1000元，第二年1500元，第三年2000元），续借款申请书和新增小组的借款申请书，要求所在中心的小组长及中心主任都必须签字、盖章，由管理中心的工作人员汇总报乡上负责人审核后，由乡级负责人到中心进行实地核实，并组织填报借款协议书，汇总上报县协会，由县协会按放款要求审查、批准和到中心监督放款。但每个中心在当年全中心借款已还款6个月后不再办理续借款和增加小组。
（三）借款回收：
1、还款期限：岐山、双胜实行每15天还款一次，其余各乡执行每10天还款一次。
2、还款：在收回会员还、存款时，工作人员必须每次将会员台帐带至中心，交款时与会员当面记帐，并由会员签字盖章后生效；中心主任在核对本中心总帐余额后签字盖章，将款交与工作人员并填写还、存款登记卡。乡负责人以此帐为检查工作人员进帐金额、时间的依据。在此基础上填报各中心贷款质量报告。农户存款一元不再另出专门凭证，与还款记在一起，由财务另行处理。
3、转轮：2002年发放的借款结束转轮时，对个别还款拖欠的会员，同意其转入新一轮借款管理，其具体办法是：（1）在转轮时，每个中心拖欠人数不能超过３户。（２）拖欠额超过借款额50%的农户，在转轮放款时，不再增加新的借款，在交清上一轮的管理费后，将其拖欠本金直接转入下一轮的借款本金，作为新一轮的贷款。（３）拖欠额低于１0%的农户转入新一轮借款时，可以增加新的借款，借款额度不能超过上一轮借款总额，在发放新的贷款时必须扣除上轮借款余额和管理费。
（四）、管理费收取标准：
岐山、双胜两乡按年6%的标准收取管理费，其余各乡仍按年8%的标准收取管理费。
（五）、工作考核：
1、贷款质量考核标准：2002年发放贷款的回收计划用拖欠率、风险率考核其贷款质量，此标准暂不作为考核工作人员工资的依据，待试行一年后，根据试行中的情况再行纳入考核。具体标准要求为：拖欠率小于2%，风险率小于5%。
2、工作量考核：乡负责人管理中心最多不超过6个，其余时间主要用来作监控管理。会计和业务员管理中心必须在10-15个之间。
十、福利待遇：
1、乡分会工作人员工资发放标准：（1）　岐山、双胜每月所收管理费的50％作为分会的工资和费用50%提交县协会作为付给农行的利息。（2）其余各乡每月收取管理费的52%直接留乡作为乡分会本月的工资及费用，（其中工资为42%，费用为10%）。其余的48%全部提回县协会（5%作为贷款风险金，15%作为大宗印刷费，10%作为保险费用）。其余作为工资和协会管理经费。（3）乡分会负责人每月原则按照300元、会计补助100元标准，并按每月工作质量考核结果由县协会统一考核发放。
2、县协会工作人员工资：每月每人按600元标准考核计发，另补助电话费100元/人.月。
3、协会按照条件，为职工参加一定的养老保险、简易人身险和医疗保险：

十一、日常工作监督、检查、考核制度
为保证协会工作的正常开展，各项目标得以顺利实现。为强化目标责任，协会决定对负责人和会计实行量化考核，并制定了具体的和可操作的《岗位目标管理量化考核办法》。实行100分记分制考评，每月的考核结果一方面与分级管理人员补助挂钩；另一方面作为考核各乡工作好坏的一具体指标，作为评选先进和晋升的依据。以促进工作按质量地开展，调动工作的积极性和增强工作人员的责任感。
1、考核办法：每乡每月一次，不通知具体检查、考核时间（财会检查一般是逢集时间，日常工作检查和技术服务例外），按《岗位目标管理量化考核办法》记分。
2、考核人员：由牛敏、李世冰、邓声彬、王映富组成，每人每月必须至少深入到2个分会不少于2个中心检查、考核、指导工作。（原则上是管理人员轮回到各乡检查、考核、指导工作）
3、要 求：不能弄虚作假走过场、感情用事乱记分，必须客观、公正，同时被考核人在考核表上签字。
4、县协会还将制定对县级管理人员的目标管理量化考核办法。
十二、财物采购、登记、使用管理以及来客接待等管理办法
1．乡分会使用一般办公用品（笔墨纸针夹）一律由乡分会自行购买，不能超出预算。大件用品（50元以上）的采购须经分会集体讨论后，报县协会批准后方可购买。
2．县协会购买办公用品，须先报计划，经秘书长批准后统一组织才能购买，管理重要物资必须造册登记，帐物相符，不允许个人先购后报。
3．办公用品只限于工作人员办公使用，不得浪费与送人，更不能据为己有。
4．凡属协会负责接待的客人，就餐标准以注意节约，反对浪费为原则。经办人立即算好帐，签好单，服务单位凭发票、签单结帐，白条结帐一律不予报销。
5．项目来客或专家来协会指导和其他单位须参观现场，分配的接待工作的分会不得以任何理由推脱、必须做好充分的准备工作认真接待，做到客人满意，为协会树立良好的对外形象。

十三、其它管理制度
1、医疗费用报销。从2002年1月起，协会工作人员因病住院，出院后医药发票由本人复印好后，交财会牛敏处负责到县保险公司报销部分费用。
2、罚金的使用管理办法：工作人员因违反协会纪律接受惩罚所收罚款，负责人、会计因未达到量化考核标准所扣出的工资。由县协会统一收取，统一管理。年终总结时用于表彰先进开支。